Uw checklist voor het vinden van de beste klantenportal

De meeste cloudgebaseerde providers bieden beheerders back-end tools om voorkeuren in te stellen, wijzigingen aan te brengen en nieuwe gebruikers toe te voegen. Maar niet alle klantportals zijn gelijk gemaakt. Als het gaat om uw vermogen om wendbaar te blijven en de flexibiliteit van uw bedrijf te verbeteren, maakt de interface die u gebruikt om uw communicatie te beheren het verschil.

Broadview's benadering van de ontwikkeling van ons nieuwe klantenportaal, MyOfficeSuite, is ontworpen rond hoe de eindgebruiker toegang moet krijgen tot en gebruik moet maken van de kritieke toepassingen en functies van het systeem.

Dit zijn de zeven items die we hebben geleerd en waar u op moet letten in uw volgende klantenportaal.

Gecentraliseerde technologie. Veel bedrijven schalen tegenwoordig snel hun gebruik van cloudgebaseerde services. Hoewel het telefoonsysteem mogelijk het eerste in de cloud was, kenden gehoste e-mail, faxen, videoconferenties en zelfs gratis diensten een hoge acceptatiegraad. Gelukkig hebt u niet langer meerdere systemen en aanmeldingen nodig om ze allemaal te openen en te beheren. Zoek naar een systeem dat u helpt bij het centraliseren van het beheer en het gebruik van al uw services door u één toegangspunt te bieden tot alles wat u nodig heeft. Dit zal uw administratie en ondersteuningsprocessen drastisch stroomlijnen.

Intuïtief ontwerp. Tijd is alles in het bedrijfsleven, dus als u een klantenportaal heeft met een intuïtief ontwerp, is het gemakkelijk te gebruiken voor zowel managers als werknemers en is er geen IT-ondersteuning nodig. Broadview koos ervoor om een ​​op widgets gebaseerde architectuur te gebruiken, zodat specifieke zakelijke gebruiksvoorbeelden, zoals het controleren van voicemail of het toevoegen van gebruikers aan een gespreksgroep, zeer zichtbaar en gemakkelijk toegankelijk zouden zijn. Het laatste dat u wilt hebben, is een complexe menustructuur of een hiërarchisch systeem dat moeilijk te navigeren is.

Aanpassingsvermogen. Het personeel van vandaag wordt gemobiliseerd. Niemand van ons kan het zich veroorloven om aan ons bureau vast te zitten, dus elk platform dat u overweegt, moet passen bij de werkstijl van uw organisatie. Uw webgebaseerde portaal, en diensten daarvoor, moet toegankelijk zijn en hetzelfde werken op al uw apparaten: smartphones, laptops, tablets, iPads® en desktops, waardoor u niet op kantoor hoeft te zijn of uw bureautelefoon hoeft te gebruiken om wijzigingen aan te brengen.

Op toestemming gebaseerde controles. Om de veiligheid te garanderen en in sommige bedrijfstakken te voldoen, zullen verschillende werknemers en afdelingen verschillende functies en bevoegdheidsniveaus hebben. Met een klantenportaal dat u aanpasbare gebruikersprofielen biedt op basis van individuele gebruikerspersona's, kunnen beheerders werknemers toegang verlenen om zelf de functies te beheren die van toepassing zijn op hun rol. Hoewel het goed is om opties te hebben, kunt u door te kunnen schalen en groeien de mogelijkheid hebben om rollen en machtigingen specifiek te definiëren. Stel je voor dat je de juiste toestemming creëert, zodat je uitbestede accountant gewoon je rekening kan downloaden en betalen.

Gebruikersgerichte functionaliteit. Simpel en snel is waar we allemaal naar op zoek zijn als we iets beheren dat verband houdt met ons bedrijf. Uw klantenportal moet gebruikersgerichte technologie bieden, zoals mogelijkheden voor slepen en neerzetten, individuele voorkeuren instellen, nieuwe services toevoegen en zelf wijzigingen aanbrengen, waardoor de last van uw IT-middelen wordt verminderd. Met MyOfficeSuite kan elke werknemer, met de juiste rechten, click-to-dial telefoonnummers, uploaden, luisteren naar en begroetingen opnemen, rekeningen betalen, oproepen doorsturen, snelkiesnummers instellen op hun bureautelefoon, naar voicemail luisteren en contacten importeren , allemaal vanaf één centrale website die op elk apparaat beschikbaar is.

Ondersteuning. Met meerdere sitelocaties kan het een uitdaging zijn om problemen te beheren en contact op te nemen met ondersteuning voor elk van uw individuele services en locaties. Uw klantenportaal moet toegang met één klik bieden om contact op te nemen met support, live te chatten, supporttickets te openen en te bekijken, toegang te krijgen tot hun online community, video-tutorials te bekijken en ondersteunend materiaal voor al uw services te downloaden. We gaan nog een stap verder door directe ondersteuning te bieden aan werknemers, niet alleen aan beheerders. Iedereen kan onze online chat gebruiken om antwoorden te krijgen of vragen te stellen in onze online community.

Samenwerking. Veel bedrijven hebben meerdere locaties en werknemers die reizen, dus het is een win-win om een ​​portal te vinden die uw connectiviteit tussen sites zal vergroten. Functies die op alle sites werken, zoals realtime aanwezigheid die de beschikbaarheid van al uw collega's laat zien voordat u contact met hen opneemt, intercom en de mogelijkheid om online een videoconferentie te beginnen of eraan deel te nemen, stelt uw team in staat om verbonden te blijven en gemakkelijk samen te werken, nee het maakt niet uit waar ze zijn.

Het hebben van een vooraf gedefinieerde checklist met functies die u wilt en zakelijke vereisten die uw organisatie nodig heeft om uw workflows te verbeteren, zal nuttig zijn bij het beslissen welke services en providers het beste zijn voor uw bedrijf.